Vandaag is het laatste busje met fysieke documenten/stapels documenten vertrokken van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) naar de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RVV). Dat bespaart maar liefst 5 ton papier per maand. Dat betekent ook het einde van dagelijkse ritten tussen de twee diensten en dat 2 keer per dag. Maar nog beter: de medewerkers van beide organisaties hebben de volledige dossiers nu digitaal ter beschikking.
In 2022 liet staatssecretaris voor asiel en migratie Nicole de Moor een externe audit uitvoeren van de asiel- en migratiediensten. Daaruit bleek dat er nog te veel naast elkaar werd gewerkt en dat de diensten over onvoldoende digitale middelen beschikten om met elkaar te kunnen werken. Met die vaststellingen werd onmiddellijk aan de slag gegaan en het einde van het rondrijden van de busjes met papieren is hier een resultaat van.
Nicole de Moor: “Met de audit maar ook met de ervaringen van de laatste jaren hebben we gezien hoe de migratiediensten beter georganiseerd kunnen worden. Alles hangt aan elkaar vast in het migratiebeleid. Als er plots veel asielaanvragen komen van Moldaviërs, dan vraagt dat niet enkel om snelle dossierbehandeling, maar ook om acties op vlak van preventie en terugkeer. Nu zit dat bij drie verschillende diensten. Met een gezamenlijke beheersstructuur hebben we gezorgd voor eenheid van commando, maar op termijn moeten we komen tot één overheidsdienst migratie. Medewerkers die elke dag het beste van zichzelf geven verdienen ook de beste structuren en middelen om in en mee te werken.”
De Moor zette de afgelopen jaren in op hervormingen in drie pijlers. De Belgische wetgeving werd hervormd met onder meer een nieuwe opvangwet, een sterkere terugkeerwet en er ligt een voorstel van een nieuw migratiewetboek klaar.
Op Europees niveau trok ze mee aan de kar voor een omslag in het Europese migratiebeleid naar meer samenwerking en solidariteit tussen landen om controle te krijgen over migratie. Maar meer achter de schermen werkte ze samen met de diensten aan een betere organisatie van onze nationale asiel- en migratiediensten.
De Moor liet een audit uitvoeren om na te gaan hoe de werking van de asiel- en migratiediensten verbeterd kan worden en hoe de diensten onderling efficiënter kunnen samenwerken. Bij de voorstelling in oktober 2022 werden maatregelen op korte, middellange en lange termijn voorgesteld Op korte termijn maakte de staatssecretariswerk van meer eenheid van commando en doorgedreven digitalisering, terwijl ze voor de langere termijn een toekomstvisie naar voor schuift voor één enkele migratiedienst.
Eenheid van commando
Een van de knelpunten die werd vastgesteld door de audit is dat de verschillende diensten niet voldoende op elkaar ingespeeld zijn en het ontbreekt aan een gemeenschappelijke visie. Om de samenwerking te verbeteren, stelde de audit een ketenaanpak voor, met een goede coördinatie doorheen de hele keten. Die aanpak is er vandaag. Daarvoor werd een beheersstructuur opgericht met vertegenwoordigers van de verschillende diensten. Er is sedert 1 mei een ketencoördinator aangesteld om onmiddellijk actie te kunnen ondernemen als er probleem wordt vastgesteld.
Een dergelijke aanpak laat een betere monitoring en sturing van het gehele administratieve proces toe. Het laat toe om bij nieuwe migratiefenomenen, een globale aanpak doorheen de keten uit te werken. Als er plots een zware toename is van aanvragen van studentenvisa uit pakweg Senegal terwijl het onmogelijk is dat al die mensen ook effectief aan één hogeschool of universiteit gaan studeren, dan kan er sneller op preventie gewerkt worden om dat fenomeen een halt toe te roepen.
5 ton minder papier
De audit schoof ook automatisering en digitalisering naar voor om de werklast te verminderen. Procedures worden vertraagd omdat nog heel veel met papieren dossiers gewerkt en het fysiek overdragen van die dossiers veel tijd kost.
De afgelopen jaren werd werk gemaakt van het nieuw softwareplatform eMigration dat alle processen van het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen, de Dienst Vreemdelingenzaken en de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen digitaliseert en dat nu stapsgewijs wordt uitgerold. De eerste resultaten zijn merkbaar met het laatste fysieke transport van documenten tussen de DVZ en de RVV. De dossieroverdracht gebeurt voortaan volledig digitaal.
Dankzij eMigration zullen medewerkers zich meer kunnen focussen op het verwerken en behandelen van dossiers. Ook voor partners van DVZ zoals gemeentes en diplomatieke posten, zal het systeem heel wat werk besparen. Vandaag moeten gemeenten contact opnemen met de helpdesk van DVZ om een stand van zaken op te vragen van een dossier. In de toekomst zullen 581 steden en gemeente in heel België dat rechtstreeks via de digitale omgeving kunnen opvragen, net als de 118 diplomatieke posten in het buitenland.
Gemeentes zullen bovendien eenvoudig kunnen zien of de betrokkene in een andere gemeente al dossiers heeft lopen, wat vandaag niet kan. Dat is nefast voor oneigenlijk gebruik van procedures om verblijfsrecht te verwerven. Met 1 druk op de knop zullen de medewerkers weten of de persoon in een andere gemeente ook een gelijkaardige aanvraag heeft lopen.
Daarmee wordt verder gebouwd op verschillende projecten rond digitalisering die de Moor al in gang zette:
- Er wordt momenteel nieuwe software ontwikkeld om in realtime het aantal vrije plaatsen in de gesloten terugkeercentra te kennen. Met het nieuwe systeem zullen we ook op elk moment precies weten hoeveel vrije plaatsen beschikbaar zijn in ieder centrum. Zo kunnen we elke plaats maximaal inzetten om gedwongen terugkeer te organiseren. Nu dat de samenwerking met herkomstlanden als Marokko verbetert, is het cruciaal dat we plaatsen optimaal kunnen inzetten.
- Het bijhouden van de nationale inreisverboden hebben we volledig geautomatiseerd, door een samenwerking van DVZ met de politie. Vroeger verwerkte eerst de DVZ de gegevens en daarna verwerkte de politie deze opnieuw in de Algemene Nationale Gegevens-databank of in het Schengen Informatiesysteem. Met de nieuwe werkwijze worden alle gegevens bij de politie automatisch gevalideerd. Bovendien gebeurt de registratie nu onmiddellijk, terwijl dat vroeger een hele tijd in beslag kon nemen.
- We hebben een elektronische kids-ID ingevoerd voor niet-Belgische kinderen, naar het voorbeeld dat al voor Belgische kinderen bestond. Die valt veel moeilijker na te maken en zo gaan we identiteitsfraude tegen. Bovendien kan met de digitale kaart ook veel sneller worden nagaan wie het ouderlijk gezag uitoefent. We zorgen op die manier voor een betere bescherming van kinderen.
De diensten zijn op zoek naar nog meer IT-profielen voor de verdere uitrol van eMigration. Zij werken daarvoor samen met eGOV VZW, een organisatie die instaat voor het aanleveren van gespecialiseerde IT profielen binnen de overheid.
Eén overheidsdienst migratie
Op lange termijn wees de audit op de voordelen die de integratie van DVZ, het CGVS en Fedasil tot één migratiedienst. De Moor stelt in een toekomstvisie van de diensten een eengemaakte dienst voor, die door een volgende regering gerealiseerd kan worden. De eengemaakte migratiedienst bestaat uit vier DG’s die werken rond (1) toegang en verblijf; (2) internationale bescherming; (3) infrastructuur en opvang; en (4) opvolging en terugkeer. Binnen die eengemaakte dienst blijft de beoordeling van de asielaanvragen onafhankelijk gebeuren, zoals nu ook al het geval is.
In de toekomstvisie komen er ondersteunende diensten die de hele organisatiestructuur ondersteunen. Dat is een grote verandering tegenover vandaag. Vandaag zijn er bij de drie diensten twee tolkdiensten, drie juridische diensten, drie statistische diensten en elke instelling heeft zijn eigen personeelsbeleid.
Met één organisatie wordt het gehele migratiebeleid van ons land aangestuurd vanuit één enkele organisatie. Dat laat toe om doelgerichter en efficiënter te werken. Momenteel is er een taakverdeling die in de loop der jaren is ontstaan en soms nogal onlogisch is. Zo krijgt wie een asielaanvraag indient eerst een gehoor bij DVZ en nadien nog eens bij het CGVS. Bij terugkeer is Fedasil verantwoordelijk voor vrijwillige terugkeer, terwijl DVZ bevoegd is voor gedwongen terugkeer. Sinds deze legislatuur vormen vrijwillige en gedwongen terugkeer echter onderdeel van een overkoepelende aanpak, het aanklampend terugkeerbeleid. Het zou dan ook veel logischer zijn om beiden onder één dak te brengen.
Met één migratiedienst zou België het voorbeeld volgen van Europese landen als Zweden en het Verenigd Koninkrijk die nu al die aanpak hebben.
